فناوری‌های جدید اتوماسیون که فضای کسب و کار را دگرگون می‌کنند

در این مقاله، ضمن بررسی برخی از فناوری‌های جدید مرتبط با اتوماسیون کسب و کار، به معرفی یک نمونه موفق ایرانی از این نرم‌افزارها می‌پردازیم که می‌تواند فضای کسب‌وکار شما را دگرگون کرده و امکانات متعددی برای بهبود عملکرد سازمان شما فراهم کند.

فناوری‌های نوین نقش مهمی در تحول و پیشرفت کسب‌وکارها دارند و بخش مهمی از این فناوری‌ها مربوط به اتوماسیون کسب و کار هستند. با پیشرفت‌های سریع در حوزه اتوماسیون، شرکت‌ها قادرند فرآیندهای پیچیده و زمان‌بر خود را به صورت هوشمندانه، دقیق و سریع مدیریت کنند. این فناوری‎‎‌ها در کنار نرم‌افزارهای پیشرفته‌ای همچون BPMS و سیستم‌های مدیریت اطلاعات به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به سطح جدیدی از کارایی و بهره‌وری دست یابند.

1. راهکارهای ابری برای دسترسی سریع به اطلاعات

در کسب‌وکارهای امروزی، نیاز به دسترسی سریع و ایمن به اطلاعات از هر مکان، اهمیت زیادی پیدا کرده است. راهکارهای ابری این امکان را برای سازمان‌ها فراهم می‌کنند که داده‌های خود را به‌صورت متمرکز ذخیره کرده و از هر نقطه‌ای با کمک اینترنت، به آن‌ها دسترسی پیدا کنند. به عنوان نمونه، استفاده از راهکارهای ابری در سیستم های اتوماسیون، باعث کاهش هزینه‌های سخت‌افزاری، افزایش مقیاس‌پذیری سیستم‌ها و تسهیل همکاری بین کارکنان می‌شود. به طوری که سازمان‌ها می‌توانند مکاتبات اداری، اسناد و داده‌های خود را در فضای ابری نگهداری کرده و از طریق احراز هویت چندلایه، امنیت آن‌ها را تضمین کنند.

فناوری1

2. مقیاس‌پذیری بالا

یکی از فناوری‌های جدید که در نرم‌افزارهای سازمانی مشاهده می‌شود، قابلیت مقیاس‌پذیری (Scalability) این نرم افزارهاست که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد متناسب با رشد و تغییرات خود از نرم افزارها و راهکارهای سازمانی استفاده کنند. به عنوان نمونه، مقیاس پذیری در اتوماسیون اداری، باعث می‌شود که هر سازمانی با هر اندازه‌ای بتواند فرآیندهای خود را بهینه کرده و به‌مرور زمان آن‌ها را گسترش دهد. این ویژگی به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا با افزایش تعداد کارکنان، تغییر در ساختار سازمانی یا ورود به بازارهای جدید، سیستم خود را بدون اختلال به‌روز نگه دارند و از مزایای اتوماسیون در هر مرحله از رشد خود بهره‌مند شوند.

3. امنیت بالا و رعایت کامل استانداردهای امنیتی

امنیت اطلاعات یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های سازمان‌ها در عصر دیجیتال است و با توجه به حجم بالای داده‌های سازمانی و حساسیت اطلاعات ذخیره‌شده، رعایت استانداردهای امنیتی در نرم افزارهای سازمانی اهمیت زیادی دارد. به همین خاطر، استفاده از فناوری‌های رمزگذاری پیشرفته، احراز هویت چندمرحله‌ای، و پروتکل‌های امنیتی برای حفاظت از داده‌ها ضروری هستند. به عنوان نمونه، در نرم افزارهای اتوماسیون اداری، ضمن رعایت استاندارهای امنیتی مانند افتا در ایران، دسترسی‌ها باید به‌صورت کنترل‌شده انجام شود. همچنین، با قابلیت‌هایی نظیر ثبت و ردیابی دسترسی کاربران، سازمان‌ها می‌توانند فعالیت‌های مشکوک را شناسایی کرده و از سوءاستفاده‌های احتمالی جلوگیری کنند.

4. رابط کاربری (UI) و تجربه کاربری (UX) کاربر پسند

رابط کاربری (UI) و تجربه کاربری (UX) کاربر پسند را هم می‌توان در زمره فناوری‌هایی دانست که در موفقیت کسب و کارها موثر هستند. یک سیستم با طراحی بصری ساده، جذاب و کاربردی باعث می‌شود که کاربران بدون نیاز به آموزش‌های پیچیده، به‌راحتی از آن استفاده کنند. به عنوان نمونه، یک نرم افزار اتوماسیون با طراحی واکنش‌گرا (Responsive) تضمین می‌کند که در دستگاه‌های مختلف از جمله رایانه‌های شخصی، تبلت و موبایل، عملکرد بهینه‌ای داشته باشد و با یک تجربه کاربری خوب منجر به افزایش سرعت انجام وظایف، کاهش خطاها و افزایش بهره‌وری کارکنان می‌شود.

5. اتصال و یکپارچگی با استفاده از API و وب‌سرویس

در بسیاری از سازمان‌ها، سیستم‌های مختلفی مانند نرم‌افزارهای مالی، حسابداری، مدیریت منابع انسانی و ERP در حال اجرا هستند. بدون یکپارچه‌سازی این سیستم‌ها، جریان اطلاعات بین بخش‌های مختلف دچار اختلال شده و کارایی سازمان کاهش می‌یابد. یکی از فناوری های جدید استفاده از API و وب‌سرویس‌ها برای یکپارچه کردن این نرم افزارهاست که به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا ارتباط بین سیستم‌های مختلف را تسهیل کرده و اطلاعات را به‌صورت خودکار و بی‌درنگ بین آن‌ها انتقال دهند.

6. خودکارسازی هوشمند فرآیندها (IPA)

خودکارسازی هوشمند فرآیندها (IPA) یکی از جدیدترین فناوری‌هایی است که سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا فرآیندهای خود را به‌طور مؤثرتر و با کمترین مداخله انسانی اجرا کنند. IPA ترکیبی از اتوماسیون رباتیک فرآیندها (RPA) و فناوری‌های هوش مصنوعی (AI) با نرم افزارهای مدیریت فرآیندها (BPMS) است که به سیستم‌ها اجازه می‌دهد تصمیم‌گیری‌های هوشمند انجام داده و فرآیندهای پیچیده را خودکارسازی کنند. به عنوان نمونه، ترکیب چت بات ها با فرآیندهای بررسی درخواست مشتریان در یک بانک در بستر اتوماسیون کسب و کار می‌تواند درخواست‌های کاربران را بررسی کرده، آنها را تحلیل کند و در صورت لزوم، اقدامات لازم را بدون نیاز به دخالت انسانی انجام دهد.

فناوری2

7. جستجوی هوشمند و معنایی در میان داده‌های سازمانی

یکی از مهم‌ترین چالش‌های سازمان‌ها، دسترسی سریع به اطلاعات موردنیاز در میان حجم وسیعی از داده‌ها و مستندات است. فناوری جستجوی هوشمند و معنایی یکی از فناوری‌هاییست که این مشکل را حل می‌کند. برخلاف روش‌های سنتی جستجو که صرفاً بر اساس کلمات کلیدی کار می‌کنند، این فناوری از پردازش معنایی برای درک محتوای واقعی اسناد استفاده کرده و نتایج دقیق‌تری ارائه می‌دهد.

یکی از نمونه‌های موفق این فناوری در نرم افزارهای سازمانی در ایران، موتور جستجوی معنایی "بهجو" در اتوماسیون کسب و کار فراگستر است که همانند جستجوی گوگل عمل کرده و جستجوی چندگانه دارد. اتوماسیون کسب و کار شرکت فراگستر با بهره‌گیری از تمامی فناوری‌هایی که در بالا ذکر شدند، همچون یکپارچه‌سازی فرآیندها، اتوماسیون گردش کارها و مکاتبات، نظارت لحظه‌ای و امنیت بالا، مسیر تحول و بهبود عملکرد کسب‌وکار شما را هموار می‌کند.

8. فناوری تشخیص متن از تصویر (OCR)

فناوریOCR (تشخیص متن از تصویر) یکی از ابزارهای نوین و پیشرفته‌ای است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اسناد فیزیکی را به‌صورت دیجیتالی پردازش کرده و اطلاعات متنی آن‌ها را استخراج کنند. این فناوری قادر است دست‌نوشته‌ها، اسناد چاپی و تصاویر را اسکن کرده و به متن دیجیتالی تبدیل کند، که در نتیجه نیاز به ورود اطلاعات به‌صورت دستی را کاهش می‌دهد. به عنوان نمونه، در بستر اتوماسیون اداری، OCR به‌عنوان یک ابزار کلیدی در مدیریت اسناد الکترونیکی عمل کرده و امکان جستجوی سریع در میان اسناد اسکن‌شده را فراهم می‌کند.

9. فناوری تبدیل گفتار به متن (Voice-to-Text)

فناوری تبدیل گفتار به متن یکی دیگر از ابزارهای نوآورانه‌ای است که بهره‌وری سازمان‌ها را افزایش می‌دهد. این فناوری قادر است صحبت‌های افراد را به‌صورت خودکار به متن قابل ویرایش و ذخیره تبدیل کند. این قابلیت به‌ویژه در جلسات، مکاتبات صوتی و ثبت اسناد مورد استفاده قرار می‌گیرد و نیاز به تایپ دستی را کاهش می‌دهد. به عنوان نمونه، استفاده از این فناوری در اتوماسیون اداری به مدیران و کارکنان اجازه می‌دهد که نامه‌نگاری‌های خود را تسریع کنند و همچنین درخواست‌های صوتی در سیستم‌های خدمات مشتریان را سریع‌تر پردازش کنند.